Automação de Processos – qual o primeiro passo que minha empresa precisa seguir?

Automação De Processos - RGM Tecnologia da Informação

A automação de processos é o “sonho de consumo” de muitas empresas hoje. Quem não quer ter mais produtividade, escalar o trabalho e reduzir ou eliminar gargalos? 

A redução de custos é outro ponto importante, que é buscado constantemente por empresas, estejam elas passando por dificuldades financeiras ou não. Com a crise, essa situação se agrava ainda mais. Contudo, é preciso entender que a automação de processos não acontece em um piscar de olhos e existe todo um trabalho a ser realizado para que sua implantação ocorra da forma mais tranquila possível.

O primeiro passo para alcançar a automação de processos

Não dá para começar se você não compreende os processos da sua empresa, certo? Uma das maiores dificuldades do empresário e suas lideranças é mapear processos e desenhar um fluxo operacional sólido. Assim, é possível identificar lacunas e se livrar delas com um plano de ação.

Portanto, foque seus esforços em desenhar o fluxo de processos. Entenda o que é imprescindível para o trabalho, o que é dispensável e quais fatores causam problemas. Falaremos mais sobre isso no passo 2.

Automatizando processos passo a passo

1 – Saiba diferenciar humanos de computadores

Pode parecer bem óbvio. Porém, na prática, é mais complicado. A automação de processos deve ser pautada nessa diferença e na importância que o elemento humano oferece à operação. 

Lembre-se que, diferente dos humanos, as máquinas não são capazes de reagir bem a mudanças repentinas, julgamento ou tomada de decisão. Isso deve ficar a cargo de pessoas competentes e flexíveis, que podem se adaptar às mais diversas situações. Já as máquinas garantem que os processos especificados sejam cumpridos à risca. 

Tarefas rotineiras podem ser destinadas às máquinas, pois são repetitivas e normalmente não demandam qualquer espécie de julgamento. Já as analíticas devem ser realizadas por pessoas. Lembre-se: máquinas conseguem dimensionar tarefas em massa, humanos não. Por outro lado, a tecnologia ainda não é capaz de supervisionar tais processos e decidir o que vale a pena ou não ter outra abordagem, a menos que haja um algoritmo muito avançado em uso.

Se o gargalo dos seus processos está na comunicação entre clientes e departamentos, vale a pena começar a automatizar toda essa cadeia de processos. Integrar recursos omnichannel e automatizar certas partes da comunicação pode facilitar bastante o trabalho de todos os envolvidos, além de aprimorar a experiência do consumidor. Nessa perspectiva, seus colaboradores podem focar em tarefas mais estratégicas.

2 – Mapeando processos corretamente

Aqui é onde as coisas ficam complicadas. Mapear os processos é algo que requer a ajuda de especialistas. Quando estamos imersos no trabalho, é fácil que fiquemos “cegos” com toda a carga operacional e as preocupações rotineiras. Uma figura externa pode apresentar uma nova visão e facilitar o mapeamento de processos.

Por isso, recomendamos que você conte com o apoio de um especialista para te auxiliar nessa tarefa. A RGM realiza esse trabalho, identifica gargalos na sua gestão e recomenda tecnologias e medidas que podem facilitar o trabalho, o que inclui a automação de processos.

A questão é que não é possível automatizar processos sem ter uma visão holística dos processos do negócio. Prosseguir sem esse mapeamento significa correr o risco de criar uma série de novos problemas, desta vez automáticos.

3 – Descobrindo o que pode ser automatizado

Agora sim, com tudo devidamente mapeado e com o apoio de um especialista, você saberá o que pode ou não ser automatizado, considerando a realidade da sua empresa e sua perspectiva de negócios. A inserção das máquinas no ambiente de trabalho deve visar a eliminação de erros humanos, e não uma substituição humana superficial.

Toda aquela ficção de Skynet em “O Exterminador do Futuro” e histórias de que as máquinas acabarão com empregos humanos devem ser colocadas de lado em favor da realidade. A verdade é que o elemento humano deve assumir posições estratégicas e usar sua capacidade de julgamento para determinar o que deve ou não acontecer a seguir. As máquinas estão lá para ajudar a fazer acontecer.

Outro ponto importante é a tecnologia que será usada para a automação. É possível usar Inteligência Artificial, RPA e outras formas, a depender da sua realidade e necessidades. É impossível sugerir o que será melhor para seu negócio apenas com um texto na web.

Solicite uma análise da RGM e saiba como podemos colaborar com a automação de processos na sua empresa.

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