Setor Público – Corrigindo uma Fatura Associada no Dynamics AX 2012 R3

Setor Público – Corrigindo uma Fatura Associada no Dynamics AX 2012 R3

Diariamente todo consultor funcional que atua no setor público se depara com problemas que fogem à lógica de seu processo usual de trabalho e se tornam verdadeiros desafios técnicos.

Esta semana Bruno Andrade – Consultor Funcional MS Dynamics AX Public Sector – conta pra gente como enfrentou um desses desafios e dá uma super dica de como resolver tecnicamente o problema.


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Como corrigir uma fatura associada com uma reserva de orçamento de uma requisição de compra?

Ao receber um “chamado” (Ordem de Serviço) solicitando a correção das informações geradas a partir de um documento de origem associado à uma reserva, percebemos que tínhamos um tema muito interessante partilhar conhecimento com quem trabalha, estuda ou pesquisa na área. E para solucionarmos este problema precisamos entender alguns pontos e conceitos aplicados no Dynamics AX 2012 R3.

Entendendo o Dynamics AX 2012 R3

Entender alguns pontos da plataforma AX 2012 R3 é essencial para que se entenda como se deu a resolução do problema

Requisição de Compra e seu Respectivo Fluxo de Aprovação

Para utilizarmos a funcionalidade de Requisições de Compra  é necessário:

1 – Criar um Fluxo de Revisão de Requisição de Compra

Nesse fluxo configuramos as etapas e tarefas de revisões e aprovações que permitirão outros usuários “específicos” interagir e corrigir as informações inseridas na Requisição de Compra.

2- Reserva de Orçamento de uma Requisição de Compra

Após a aprovação da Requisição de Compra os usuários responsáveis pelo Módulo de Orçamento criarem uma reserva de orçamento comprometendo recursos orçamentários, conforme os dados definidos na requisição de compra, onde são considerados inclusive os impostos.

⇒ Necessidades Específicas para a Localização Brasileira 

“Nativamente a reserva de orçamento não considera os impostos tributados na requisição de compra quando definida, para solucionar esse problema desenvolvemos, tratamos alguns pontos, como exemplo, o IPI, ICMS-ST e DIF, onde após a customização passamos a agregar o valor dos impostos no valor da linha da reserva de orçamento de acordo com as suas respectivas configurações.”

Esse desenvolvimento foi necessário para comprometermos “orçamentariamente” os valores referente aos impostos não inclusos no preço do produto.

Associando a Reserva de Orçamento na Ordem de Compra

Após o lançamento da Reserva de Orçamento criamos a Ordem de Compra e associamos à linha da Reserva de Orçamento na linha da Ordem de Compra. As confirmações dos dados da linha da ordem de compra são preenchidas automaticamente conforme os dados da requisição de compra e reserva de orçamento, os fundos orçamentários disponíveis são controlados e validados conforme o saldo disponível na reserva de orçamento. Neste momento, a maioria das informações, talvez todas, já foram preenchidas, fazendo desta etapa somente a formalização e confirmação do acordo realizados entre o comprador e o fornecedor da ordem de compra.

Melhorias no Processo de Associação da Reserva de Orçamento

Nativamente,  quando a linha da ordem de compra é associada com a linha da reserva de orçamento no Dynamics AX 2012 R3 somente preenche as informações inserida na reserva de orçamento e as informações pré-definidas no cadastro do item. Para melhorar este cenário, customizamos o preenchimento automático da linha da ordem de compra para preencher algumas informações já preenchida na requisição de compra também.

Confirmando a Ordem de Compra

Na confirmação da ordem de compra será gerada uma transação de alivio no orçamento para aliviar a reserva de orçamento e o ônus será controlado a partir da ordem de compra.

Recebimento do Produto

Durante a chegada do material é realizado o processo de recebimento de produto, mas o orçamento não é afetado pelos lançamentos realizados.

Faturando a Nota Fiscal de uma Ordem de Compra

Após o recebimento precisamos faturar uma nota fiscal e seus respectivos dados serão copiados automaticamente a partir do recebimento de produto e da ordem de compra, alterações realizadas durante esse procedimento podem provocar novos lançamentos contábeis e financeiros, durante o lançamento da fatura o sistema valida o orçamento conforme o ônus já reservado, se o valor não exceder a reserva de orçamento o sistema vai criar uma transação de alívio com a categoria despesa.

“É importante enfatizar que não é possível reforçar uma reserva de orçamento após a confirmação da ordem de compra, caso a fatura seja alterada e novos valores sejam adicionados estes não serão considerados na transação de alívio com a categoria ônus ultrapassando o saldo de orçamento reservado.”

» Voltando para o problema

Alterando o Grupo de Imposto no Fatura

Neste caso, durante o fluxo de aprovação da requisição de compra ficou definido que seria tributado o imposto “ICMSDIF005” do tipo “ICMS-DIF”, por consequência esta informação foi replicada e obedecida até o faturamento. Na fatura alterarão o grupo de imposto para corrigir os impostos aplicados, diminuirão o preço do produto com o valor do imposto não recuperável e aplicaram o novo imposto. Qual foi o resultado?! O valor da transação excede o saldo disponível na reserva de orçamento, o sistema entendeu que deve ser criada um novo lançamento contábil referente ao valor do imposto “ICMS_ST_05” do tipo “ICMS-ST”.

Adicionando Imposto não Aplicado

Neste caso, durante a aprovação da requisição de compra, ficou definido que somente o imposto “IRRF006” do tipo “IRRF” seria tributado, por consequência, essa informação foi replicada e obedecida até o faturamento. Na fatura alteraram o grupo de imposto para corrigir os impostos aplicados, diminuiram o preço do produto com o valor do imposto não recuperável e aplicaram o novo imposto. Qual foi o resultado?! O valor da transação excede o saldo disponível na reserva de orçamento, como mencionado anteriormente o sistema entende que deve ser criada um novo lançamento referente o valor do imposto adicionado “IPI05” do tipo “IPI”.

Como solucionar este problema?

Para a solução desses casos, sugerimos que o processo de compra seja refeito, mas com as informações corretas.

Para tanto devemos seguir os seguintes passos.

  1. Cancelar a fatura;
  2. Reverter todo o processo de compra desde o princípio na seguinte ordem:
  • Reverter os Consumos;
  • Cancelar o Recebimento da Nota Fiscal;
  • Excluir as linhas da Ordem de Compra;

Essa ação requer intervenção técnica onde precisa excluir esse registro na tabela “PurchLine” pois o valores ficam bloqueados para remoção.

  • Cancelar a Reserva de Orçamento;
  • Alterar a Requisição de Compra colocando os impostos corretos;

Essa ação requer intervenção técnica onde deveremos alterar na tabela o valor da mercadoria e o grupo de impostos – é necessário informar os valores corretos bem como o grupo de impostos a ser utilizado.

  • Agora o processo deve ser refeito com as informações corretas.

Ressaltamos que apesar dos erros estarem relacionados com o processo de orçamento, não significa que o problema é de orçamento, mas diante do controle desejado e obrigatório que o setor público exige, precisamos que o processo de compras (Requisição de Compra até Faturamento) deve ser minuciosamente controlado onde devemos começar corretamente para evitar esses erros no futuro.

Fale conosco para maiores detalhes e descubra como a RGM e seus especialistas podem te ajudar com seus projetos de Gestão no Setor Público.

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